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Ob Büroorganisation oder Zeitmanagement. Bei ihr dreht sich alles um Ordnung. Ihr Name:

Freinberger:
Martina Freinberger

Musikalische Überleitung

Moderation II:
Beruf?

Freinberger:
Trainerin

Moderation II:
Wohnort?

Freinberger:
Österreich und Deutschland.

Moderation II:
Alter?

Freinberger:
46

Moderation:
Der Bürotisch ist beinahe leer. Nur ein Kalenderblock liegt neben dem Computer, dazu ein elektronischer Fotorahmen, das ist es. Keine Zettelwirtschaft und kein PostIt-Dschungel. Es sieht so aus, als hätte Martina Freinberger keine Arbeit.

Freinberger:
Es schaut so aus. Ja. Und es ist ein sehr, sehr beruhigendes Gefühl für mich, weil ich weiß, dass die Aufgabe, die zu tun ist, in dem Moment in meine Hände fällt, wenn ich sie brauche.

Moderation:
Ein wesentliches Arbeitsutensil der WIFI-Trainerin ist der schon erwähnte Kalenderblock, in dem pro Woche oder auch pro Tag die wichtigsten Aufgaben notiert werden.

Freinberger:
Und ich habe da hinten meine Wiedervorlage. Das ist ein Pultordner von 1 bis 31, indem dann einfach die Informationen oder die Zettel verschwinden, weil ich es jetzt einfach nicht brauche. Also alles, was jetzt nicht in mein Aufgabenumfeld gehört, wird sofort in den Pultordner gesteckt – auf morgen, auf übermorgen oder vielleicht sogar auf nächste Woche.

Moderation:
Ausreden vieler, sie bräuchten ein Chaos am Bürotisch, um kreativ zu sein, lässt Freinberger nicht gelten.

Freinberger:
Kreativität und Chaos schließen einander aus. Ein Mensch, der im Chaos lebt oder arbeitet, kann nicht kreativ sein. Ich glaube einfach – und es wird auch immer wieder bestätigt – dass diese Menschen sich das einreden, das zu brauchen, weil sie es nicht anders kennen.

Moderation:
Ordnung unterstützt effizientes Arbeiten, egal ob im Büro oder in der Werkstatt. Das Grundprinzip: Jedes Arbeitsmittel, jede Maschine, alles, was ich zum Arbeiten brauche, muss seinen fixen Platz haben.

Freinberger:
Wichtig ist, dass ich weiß, was ist mein Ziel oder meine exakte Aufgabe in diesem Unternehmen. Wenn ich das weiß, dann weiß ich auch, welche Aufgaben für mich wichtig sind. Wenn ich mir keine Gedanken darüber mache, dann werde ich wahrscheinlich auf das, was jeden Tag kommt, nur reagieren und nicht wirklich planen.

Moderation:
Das Definieren der eigenen Ziele und Aufgaben lernen die Kursteilnehmer aktiv bei  Martina Freinberger. Sie wendet das neue WIFI-Lernmodell LENA – also lebendig und nachhaltig – erfolgreich an. Dabei geht es darum, dass sich die Teilnehmer die Inhalte selbst erarbeiten. Gibt es in den durchstrukturierten Fachgebieten Büroorganisation und Zeitmanagement keine Grenzen dieser Selbstorganisation?

Freinberger:
Ganz im Gegenteil. Ich erlebe nicht Grenzen, ich erlebe wirklich Möglichkeiten. Und ich bin immer wieder erstaunt, wie gut die Zusammenarbeit mit den Lernenden ist, wenn ich mich selber ein bisschen mehr zurücknehme. Die Lernenden sind so ideenreich und haben selbst so viel Wissen auch in sich, aus früheren Erfahrungen, dass es schon recht spannend ist, wie gut die Stimmung wird durch diese Eigenständigkeit, durch dieses „selber einen Betrag leisten dürfen“. Und ich lerne auch von meinen Teilnehmern immer wieder etwas dazu.

Moderation:
Und wie sieht das gemeinsame Lernen in der Praxis aus?

Freinberger:
Nehmen wir als Beispiel die unterschiedlichen E-Mail-Formate. Ich erzähle den Teilnehmern nicht, welche es gibt und welche Unterschiede es gibt. Ich gebe ihnen eine Arbeitsanweisung. Sie schicken sich gegenseitig E-Mails in den verschiedenen Formaten, fügen Grafiken ein, versuchen die Texte zu formatieren und erleben dabei, wie sich das auf eine einzelne E-Mail auswirkt. Gemeinsam werden dann die Erkenntnisse herausgearbeitet zu ein paar ganz wesentlichen Punkten.

Moderation:
Eintragungen wichtiger Informationen in einer zentralen Mappe, Archivieren oder Löschen alter E-Mails, ein Pultordner, in dem ich meine Aufgaben nach Wichtigkeit einsortiere. Wie ich Ordnung schaffe, ist jetzt klar. Aber wann soll ich das machen, wenn ich doch mit Arbeit zugedeckt bin.

Freinberger:
Das ist genau die Aussage, die ich immer wieder höre. Jeder hat 24 Stunden. Die Frage ist: Wie teile ich mir diese 24 Stunden ein? Wenn Sie sich das große Ganze vornehmen, werden Sie es nicht schaffen. Und das Argument – ich habe keine Zeit dazu – wird dann im Vordergrund stehen. Wenn Sie sich vornehmen, jede Woche zwei Mal eine viertel Stunde für Ordnung und Ablage zu investieren, wird Ihnen diese Zeit nicht fehlen. Und Sie werden dann auch sehen, dass sich das im Laufe der Zeit bezahlt macht.

Moderation:
Das Zauberwort dabei heißt aktives Gestalten. Erstellen Sie vorab eine mittelfristige Planung Ihrer Aufgaben. Von dieser mittelfristigen Planung leiten Sie eine Monatsplanung ab, dann eine Wochenplanung. Und dann sind wir beim Tag angekommen.

Freinberger:
Der Tag beginnt mit einem Block an Tätigkeiten, die Sie in maximal fünf Minuten erledigen können. Das gibt ein sehr gutes Gefühl und Sie haben dann am Vormittag schon dieses Gefühl, etwas erledigt zu haben. Das kann zB die E-Mail-Bearbeitung sein. Sie starten Outlook und arbeiten alle E-Mails, die Sie binnen zwei bis fünf Minuten erledigen können, sofort ab. Sie schauen den Posteingangskorb durch und erledigen alle Aufgaben, die Sie sofort erledigen können, sofort. Und legen das dann auch ab. Am Vormittag sollten Sie sich wichtige Aufgaben einplanen, weil meistens in den Vormittagsstunden die Konzentration noch am besten ist.

Moderation:
Achtung, planen Sie den Tag nicht zu starr ein, denn es kommt immer anders, als man denkt. Planen Sie großzügig, um auch Unvorhergesehenes erledigen zu können. Dazu ist es wichtig, dass Sie wissen, wie lange Sie für eine Tätigkeit brauchen. Der Arbeitstag sollte nicht mit einem schnell noch verschickten E-Mail enden.

Freinberger:
Machen Sie am Abend eine Inventur. Wenn Sie auf einen Block oder auch im Kalender Ihre täglichen Aufgaben aufgeschrieben haben, dann können Sie ganz einfach eine Inventur machen. Sie können Aufgaben wegstreichen, die sie erledigt haben und neue dazuschreiben, die erst am nächsten Tag fällig sind. Das gibt ein gutes Gefühl, wirklich etwas gemacht zu haben, produktiv gewesen zu sein. Und ich kann diese Dinge dann auch aus dem Kopf streichen. Schreibtisch sauber verlassen, dann noch einen Blick zurückwerfen auf einen ordentlichen Schreibtisch und Sie gehen mit einem guten Gefühl nach Hause.

Moderation:
Es dauert erfahrungsgemäß ein halbes Jahr, bis aktives Zeitmanagement und aktive Büroorganisation wirklich verinnerlicht sind. Und Rückfälle sind natürlich möglich. Wie bei einer Diät.

Freinberger:
Ja. Oder beim Sport. Das ist das Gleiche. Und es hilft auch nicht zu sagen: Ich nehme mir vor, jetzt ordentlicher zu sein. Das hat auch überhaupt kein Gewicht. Ich muss mir immer vor Augen halten: Was habe ich denn dann davon? Wie lohnenswert ist es für mich? Was bringt es mir? Genauso wie bei einer Diät. Wie werde ich dann ausschauen, wenn ich 10 kg weniger habe.

Moderation:
Keine Angst, wer im Beruf perfekt durchorganisiert ist, muss das nicht auch im Privaten so leben. Wobei – es kommt auf die Persönlichkeit an. Wie geht es Martina Freinberger an, wenn sie auf Urlaub geht. Ist spontanes Packen angesagt, oder wird zuerst eine Liste erstellt?

Freinberger:
Ich habe meine Liste, ja.

Musikalische Überleitung

Moderation II:
WIFI kurz und bündig

Moderation II:
Wissen bedeutet für mich?

Freinberger:
Wichtig. Wichtiger als Wissen sind Kompetenzen.
Wissen alleine reicht nicht. Ich muss es umsetzen können.

Moderation II:
Drei Eigenschaftswörter, die mich beschreiben?

Freinberger:
Fröhlich, lernwillig, stur.

Moderation II:
Buch oder Internet?

Freinberger:
Beides. Ich mag Bücher riechen, in der Hand haben und ich mag das Internet genauso gerne.

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