Jede:r kennt die Situation: Eine Person ist auf Urlaub und plötzlich weiß niemand mehr, wie ein bestimmter Prozess funktioniert, wo die aktuelle Datei liegt oder was bei einem wichtigen Kunden zu beachten ist.

Urlaub als Stresstest fürs Wissensmanagement

Im Alltag fällt das oft gar nicht auf. Man fragt kurz nach, ruft der Kollegin zu oder weiß genau, wer eine Antwort hat.

„Urlaub ist damit gewissermaßen ein Stresstest für das Wissensmanagement: Plötzlich fehlen Informationen, Abläufe sind unklar oder Entscheidungen können nicht getroffen werden", sagt Michael Springer von Planbild Wissensmanagement. 

Der Marketing-Profi, der sich intensiv mit Wissensmanagement und neuen Technologien beschäftigt, beobachtet in Unternehmen immer wieder dasselbe Muster: Wissen wächst über Jahre mit Personen statt mit Prozessen.

Besonders in KMU kann der Ausfall einer einzigen Person schnell spürbare Folgen haben. Nicht weil Dokumente fehlen, sondern weil entscheidendes Erfahrungswissen nur in einzelnen Köpfen vorhanden ist.

Wissensmanagement ist nicht nur für Konzerne

Viele Unternehmen denken bei Wissensmanagement an große IT-Projekte. Laut Springer ist das ein Irrtum: „Gerade kleine und mittlere Unternehmen profitieren besonders davon."

Ob Kundenbetreuung, monatliche Auswertungen, Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen oder operative Abläufe: Überall dort, wo wenige Personen entscheidendes Wissen besitzen, entstehen Abhängigkeiten.

Die entscheidende Frage lautet daher: "Wo würde es bei uns morgen schwierig werden, wenn eine bestimmte Person plötzlich nicht verfügbar wäre?“

Nicht mehr, sondern besser dokumentieren

Tausende Dateien helfen wenig, wenn niemand die richtige findet. „Viele Unternehmen haben kein Dokumentationsproblem, sie haben ein Zugangsproblem."

Gutes Wissensmanagement bedeutet deshalb nicht, möglichst viel abzulegen. Es bedeutet, dass Menschen schnell finden, was sie brauchen, um ihre Arbeit erledigen zu können. Oft reichen dafür einfache Maßnahmen wie Checklisten, Bildschirmaufzeichnungen oder kurze Wissensgespräche.

Take-away: 5 Quick Wins für mehr Urlaubsfitness

• Checklisten für wiederkehrende Aufgaben und Prozesse
• Kurze Bildschirmvideos für digitale Arbeitsschritte
• Übergabe- und Wissensgespräche anhand echter Fälle
• Entscheidungsnotizen für wichtige Entscheidungen
• Eine klare gemeinsame Ablage für relevantes Wissen