Transkript: Hilfe, ich muss einen Event organisieren!

Super Stimmung, begeisterte Gäste und tosender Applaus sind Ihnen sicher, wenn Sie Ihren Event gut planen. Ganz egal ob Großveranstaltung, Firmenfeier oder kleine Party: Wer die Grundregeln für die Ausrichtung eines Events kennt, hat die Nase vorn. Einer, der europaweit die besten Partys schmeißt, ist Hannes Jagerhofer. Der Eventguru steckt im Moment gerade mitten in den Vorbereitungen für das Beachvolleyballturnier in Klagenfurt am Wörthersee und berichtet, wie er bei der Planung einer Veranstaltung vorgeht.

O-Ton Hannes Jagerhofer:
Zuerst versucht man sich immer so ein bisschen eine Geschichte hinter die Veranstaltung zu setzen. Ich sage, ein Event ist im Prinzip wie ein Film: Es gibt so ein breites Spektrum, aber für uns zuerst einmal die Story finden, dann zu schauen, wer sind die Gäste, die ich einladen muss, wer sind die Gäste, die man einladen kann – habe ich den richtigen Gästemix. Dann sucht man die Location, die passende. Da ist es wichtig, dass man grad bei Veranstaltungsplätzen darauf achtet: Bin ich mit der Anzahl von Leuten vor Ort wirklich so, dass man das Gefühl hat, da ist etwas los? Es gibt nämlich nichts Schlimmeres als einen zu großen Raum für zu wenige Gäste. Da ist es wirklich besser, man hat zu wenig Platz, weil dann sagt jeder: „Da war es heiß, da habe ich geschwitzt und da war wirklich etwas los.“ Und dann geht es an die Umsetzung. Wenn man eine größere Veranstaltung hat, wo man eine Inszenierung hat, um ein Produkt vorzustellen, um ein Haus zu eröffnen, um irgendetwas zu machen, da muss man schauen, dass man die richtigen Partner auch als Künstler gewinnen kann und das richtige Kreativkonzept dahinter. Ich glaube, es ist heutzutage sicher nicht mehr ausreichend, ein Fest zu nennen „La notte di Italia“ und dann ein paar Flaschen Chianti an den Tisch zu stellen und ein rotes Tuch reinzuhängen. Es bedarf mehr. Aber es muss auch nicht immer bombastisch sein. Es sind noch immer mehr so reduzierte Inhalte gefragt, wo man mit Kleinigkeiten extrem gute Stimmung erzeugen kann und eine Begeisterung auslösen kann.

Damit Sie Ihre Gäste begeistern können, müssen Sie für alle Fälle gut gerüstet sein. Mit einem Notfallplan decken Sie unerwartete Eventualitäten ab und bereiten sich auf Situationen vor, die Sie nicht absehen können. Ganz sicher sind Sie und Ihre Gäste, wenn Sie Ihre Party bei der Behörde anmelden! Auf einen Notfallplan und die Anmeldung verlassen sich auch Profis wie Hannes Jagerhofer.

O-Ton Hannes Jagerhofer:
Notfallplan klingt schon so nach irgendwelchen Unglücken. Wir haben ihn beim Beachvolleyball selbstverständlich, weil wir mit Dingen kalkulieren müssen, die wir nicht unter Kontrolle haben: Wetter. Wir haben einen Evakuierungsplan, wenn irgendein Gewitter naht. Wir wissen, dass wir 20 Minuten, bevor wir vom Meteorologen die Information bekommen, dass wirklich ein schweres Gewitter kommt, alles räumen. Man unterschätzt das total, wann eine Veranstaltung angemeldet werden muss. Größere Geburtstagsfeste sind theoretisch schon anmeldepflichtig. Man kann das aber nicht generell sagen, weil es von Bundesland zu Bundesland anders ist. Aber das ist ein ganz wichtiger Punkt, dass man die behördlichen Auflagen erfüllt – zu 100 %. Weil wenn wirklich etwas passiert – und das sind auch Dinge, die passieren, dass Stahltraversen sich lösen, weil man vielleicht den falschen Lieferanten hat oder irgendetwas –, ein Unglück passiert, dann haftet man selbst natürlich. Aber wenn man den Stempel hat von der Behörde, dann ist man relativ frei, auch wenn’s tragisch ist, aber man hat zumindest alles getan, um alle Auflagen zu erfüllen. Ja und das ist glaube ich ein Thema, das man berücksichtigen sollte, und sich wirklich auch erkundigen, muss ich die Veranstaltung anmelden, ja oder nein, und wenn ja, dann gibt es ohnehin die behördliche Kollaudierung, wo dann die ganzen Auflagen festgelegt werden. Und diese Auflagen hat man dann zu erfüllen. Und ich kann nur jedem raten, Punkt für Punkt, jeden Punkt ernst zu nehmen und nicht zu glauben, ja, das mach ich schon irgendwie, weil das kann ganz schlimme Folgen haben.

Von möglichen schlimmen Folgen lässt sich der Eventguru allerdings nicht aus der Ruhe bringen. Er verfällt sogar in eine Art „automatisiertes Handeln“, je näher die Veranstaltung rückt.

O-Ton Hannes Jagerhofer:
Also, ich bin schon eher ferngesteuert, wenn es darum geht, wenn gerade so Veranstaltungen sich nähern. Was mich aus der Ruhe bringt, ist einfach, wenn man nicht die Liebe zum Detail hat, wenn Firmen oder Partner glauben, sie können da irgendetwas schon irgendwie hindrehen. Wenn du nicht spürst, dass die auch Feuer haben, weil die Veranstaltung jetzt für sie auch eine Herausforderung ist, das macht mich fertig. Aber sonst glaube ich, auch wenn schlimme Dinge passieren, bin ich relativ ruhig, weil das kostet dich nur Energie, du kannst es nicht mehr ändern, und was ich nicht mehr ändern kann, darüber brauch ich mich auch nicht mehr aufzuregen. Ich muss nur die Konsequenzen daraus ziehen und dann, wenn die Emotionen weg sind, sich ruhig hinsetzen und das sachlich einmal anschauen, schauen, warum das passiert ist und wie man so etwas in Zukunft ausschließen kann.

Aber nicht nur Notfallplan & Co. gehören zur perfekten Eventplanung. Sie müssen sich auch überlegen, wie Sie die Veranstaltung am besten in der Öffentlichkeit präsentieren. Das funktioniert mit der richtigen PR. Regina Rauch-Krainer ist WIFI-Trainerin und PR-Expertin. Für Sie steht vor allem das Gesamtbild der Veranstaltung im Vordergrund.

O-Ton Regina Rauch-Krainer:
Meinen Event in der Öffentlichkeit präsentiere ich am besten, indem ich stets das Gesamtbild im Auge behalte. Und wie in der Öffentlichkeitsarbeit allgemein gelten auch hier die Grundsätze: In erster Linie Glaubwürdigkeit, Wahrheit und Klarheit. Man soll sich an der Zielgruppe und deren Bedürfnissen orientieren und man muss sich bei der Ausrichtung seines Events und auch bei der Präsentation natürlich stets auch an seiner Grund- und Kernbotschaft orientieren bzw. sich derer besinnen, die eben einfach und verständlich vermittelt werden muss. Ganz wichtig noch ist die Kreativität. Kreativität ist heute oft die einzige Chance, seinen Event von den vielen anderen und doch gleichen etwas abzuheben.

Der ideale PR-Mix für einen Event sieht so aus, dass man sich generell einmal an den roten Faden hält. Das heißt, eine Veranstaltung muss eine Einheit von Beginn bis zum Ende wahren. Ist das Team begeistert und ist das Team, das den Event ausrichtet, überzeugt, so wird sich diese Überzeugung und Begeisterung auch auf die Gäste übertragen. Das heißt, die Identifikation und die Meinung der eigenen Mitarbeiter sind auch sehr relevant für die Wirkung nach außen und letztendlich für die Wirkung des Events. Zu einem guten PR-Mix gehört natürlich auch die ... egal wen Sie zum Event einladen, es muss sich jeder angesprochen fühlen. Und vergessen Sie in Ihrer PR-Arbeit eben keinen. Grundsätzlich gilt aber und das sollte man stets bedenken: Man wird an den Handlungen und nicht an den Worten gemessen.

Und diese Handlungen werden Ihnen von Veranstaltung zu Veranstaltung leichter von der Hand gehen, wenn Sie jeden Ihrer Events evaluieren und genau nachbearbeiten, um mögliche Fehler beim nächsten Mal auszuschließen. Also, ran an den ersten Event und sammeln Sie Erfahrungen, dann sind Ihnen super Stimmung, tosender Applaus und begeisterte Gäste sicher.