O-Ton Helga Scheicher:
Die optimale Vorbereitung von Sitzungen beginnt bei der Überlegung, ob die Sitzung überhaupt notwendig ist. Fredmund Malik meint dazu, die Effektivität von Sitzungen beginnt beim Streichen von Sitzungen.

Moderation:
Für WIFI-Trainerin und Coach Helga Scheicher ist die perfekte Vorbereitung für Meetings das Um und Auf: Dazu gehört eine Zieldefinition, bei der Sie klären, was Sie mit dem Meeting erreichen möchten. Dann gilt es zu definieren, welche Personen für das Meeting anwesend sein sollten. Sollten Entscheidungen zu treffen sein, müssen natürlich die jeweiligen Entscheidungsträger anwesend sind. Erst danach folgt die Einladung an die Sitzungsteilnehmer, wie Jenny Dinnich, Director Human Resources bei Microsoft Österreich, weiß.

O-Ton Jenny Dinich:
Die optimale Vorbereitung auf ein Meeting sieht so aus, dass man eine Einladung  rausschickt, am besten über E-Mail, weil nicht jeder jederzeit zur Verfügung ist.  In der Einladung sollte der Zeitpunkt, der Ort oder der Konferenzraum, den man schon gebucht hat, angemerkt sein.

Eine Agenda… Eine Einleitung Diskussion. Was ist das Ziel? Wie sich die Teilnehmer vorbereiten sollen.

Moderation:
Im Meeting selbst muss der Moderator das Führungsruder fest im Griff haben. Dazu gehört, dass man jeden Meeting-Teilnehmer aussprechen lässt und ihn nicht unterbricht.

O-Ton Jenny Dinich:
Am besten funktioniert es, wenn man gleich zu Beginn die „Ground Rules“ oder das Regelwerk festlegt, d.h. aussprechen lassen, nicht unterbrechen und keine Diskussion – keine Seiten-Diskussionen, dass man mit dem Nachbar tratscht zulassen. Es klingt zwar ein bisschen lächerlich, aber es ist wichtig.

Moderation:
Damit diese geordnete Gesprächskultur eingehalten wird, muss der Sitzungsleiter Überzeugungskraft leisten. Und das bedarf einiger Schulung. Kurse für sicheres Auftreten, Rhetorik oder Moderationstechniken helfen dabei. Scheicher rät dem Moderator, mit körperlichem und stimmlichem Einsatz das Gespräch zu den einzelnen Teilnehmern zu lenken. Dabei gibt es Hilfsmethoden.

O-Ton Helga Scheicher:
Der Trick ist, dass man sehr stark auch mit Körpersprache Gespräche lenken kann – von Personen weglenken zu Personen hinlenken kann. Das ist einfach wirklich Überzeugungskraft, sicheres Auftreten ist hier sehr stark gefragt. Und deshalb fällt das mitunter Moderatoren auch sehr schwer, weil sie in dem Team, das sie moderieren, zu wenig Standing haben.

Moderation:
Bei schwachen Sitzungsleitern haben Störenfriede ein leichtes Spiel. Dem Moderator helfen selbstsicheres Auftreten und das klare Festhalten am Meetingplan, um das Meeting weiterhin im Griff zu haben. Jenny Dinnich sagt dazu:

O-Ton Jenny Dinich:
Wenn jemand gelangweilt ist, oder das Gefühl hat im Laufe des Meetings, selbst nicht wertvoll zu sein, der soll rausgehen. Wichtig ist, sich an die Agenda zu halten, auf die Zeit zu schauen. Allerdings gibt es oft Diskussionen die plötzlich neue Aspekte einbringen, dann würde ich das nicht abwürgen. Sondern, nur abbrechen, wenn es keinen Wert für die Entscheidung hat…. Dann muss man radikal sagen, dass ist nicht relevant. Wir können das in einem anderen Meeting besprechen.

Moderation:
Zu einer guten Meeting-Leitung gehört das Einhalten der vordefinierten Zeit.
Der Sitzungsleiter muss schon vorab genau überlegen, wie viel Zeit ein Sitzungspunkt beansprucht: Ist das Thema ein Entscheidungspunkt, muss debattiert werden, brauche ich hier nur ein schnelles ja von allen. Ein Tipp: Definieren Sie vor dem Meeting innerhalb der Sitzungsgruppe eine Person als sogenannten „Time Keeper“ oder „Zeitmanager“: Dieser sieht auf die Uhr und warnt vor Zeitüberschreitungen.

O-Ton Helga Scheicher:
Ein wesentlicher Punkt beim Thema Zeithalten ist, den Punkt „Allfälliges“ oder „Sonstiges“ wegzulassen. Dieser Punkt ist ein Punkt, der sehr oft missbraucht wird für eigentlich sehr wichtige Themen. Ziel sollte sein, die Teilnehmer im Grunde dazu zu erziehen, dass sie für sie wichtige Punkte auf die Tagesordnung geben.

Moderation:
Für die optimale Umsetzung ist ein genaues Protokoll mit einem Maßnahmenplan wichtig: Wer macht was bis wann? Auf keinen Fall darf ein Team als Umsetzungsverantwortlicher genannt werden, es muss immer eine Person sein, die die Verantwortung übernimmt. Auch beim Datum immer einen fixen Tag bestimmen, an dem die Umsetzung abgeschlossen sein muss. Damit die Aufgaben nach dem Meeting klar sind, sollte das Protokoll am besten noch am selben Tag an die Sitzungsteilnehmer und Umsetzer übermittelt werden. Dinich weiß, worauf es dabei ankommt.

O-Ton Jenny Dinich:
Es soll knackig sein.
Es sollen keine wesentlichen Themen fehlen.
Es sollten nur keine Romane werden, das liest ja heutzutage keiner mehr.

Achtung: Die Transkripte werden direkt von den Audio-Interviews übernommen. Die Zitate können daher grammatikalische Fehler enthalten.