Moderation:
Pro Tag stehen jedem Menschen 24 Stunden zur Verfügung. Der Unterschied warum manche Menschen mehr und manche weniger Zeit für gewisse Dinge haben, liegt in der richtigen Zeiteinteilung. Zeitmanagement-Trainer Hans-Dieter Enzensberger kennt einfache Tipps mit denen man seine Zeit perfekt einteilen kann.

O-Ton Dieter Enzensberger:
Das erste ist einmal die Dummy Technik. Hier beginnt man so etwas zu gestalten wie einen Crash Test Dummy und arbeitet eher in Entwürfen. Also man arbeitet jetzt nicht von 0 auf gleich perfekt. Man kann sich hier sicherlich Zeit sparen. Das zweite, dass ich ansprechen möchte sind Blockzeiten für gleichartige Aufgaben einzurichten. Das heißt E-Mails in einem Stück zu bearbeiten oder sich Zeit fürs Telefonieren zu nehmen. Oder auch für Projekt Zeit einzuberaumen. Dritter Punkt für einen Tipp wäre noch mit Unterbrechungen sehr vorsichtig umzugehen. Unterbrechungen zu vermeiden und Störungen zu reduzieren. Vierter Faktor für ein gut funktionierendes Zeitmanagement ist es, dass man sich seine Zeit im Vorhinein gut einteilt und auch ein Zeitfenster für die Erledigung im Vorhinein festlegt. Und der fünfte Punkt: Nein sagen täglich praktizieren um Zeit für sich selber auch zu bekommen.

Moderation:
Gutes Zeitmanagement bringt natürlich auch viele Vorteile mit sich.

O-Ton Dieter Enzensberger:
Als erster Vorteil ist mir die Spontanität sehr wichtig. Wir haben hier Platz für Unvorhergesehenes und dadurch reduziere ich meinen negativen Stress. Das zweite ist die persönliche Entwicklungschance. Wir müssen Zeitbudgets verhandeln. Das heißt, wirklich auch kommunizieren. Und das dritte ist die Burn-Out Prävention. Also gut gemachtes Zeitmanagement bringt mich zum NEIN sagen und somit auch zur Verhinderung von Burn-Out.

Moderation:
Bei der richtigen Zeiteinteilung können viele Fehler passieren. Die größten weiß Martina Freinberger, Arbeitsplatzorganisatorin und WIFI-Trainerin.

O-Ton Martina Freinberger:
Die drei wichtigsten Fehler, die bei der Zeiteinteilung gemacht werden, sind zum einen, dass die Zeit überhaupt nicht eingeteilt wird. Viele warten einfach ab, wie sich der Tag von selbst gestaltet und reagieren einfach auf Ereignisse. Das heißt, es wird vielmehr darauf reagiert, was passiert, anstelle zu planen und zu agieren. Es fehlt grundsätzlich eine Struktur. Wie starten Sie Ihren Tag? Wie bewusst setzen Sie Kommunikationsmittel ein? Der nächste große Zeitfresser ist das Passive. Also, passive Informationen, passives Material. Dazu zählt alles, was im Berufsalltag keinen Wert darstellt. Zum Beispiel: Facebook, Twitter, Witz-E-Mails, private E-Mails, Newsletter und andere willkommene Ablenkungen.

O-Ton Dieter Enzensberger:
Also, mein persönlich wichtigster Tipp zur optimalen Zeiteinteilung oder Zeitgestaltung, ist das klare Ja und Nein sagen. Denn jedes Ja bedeutet eine Zeitschuld, die ich eingehe. Und ein Ja bedeutet möglicherweise ein Nein zu meinem Ziel. Und es kann dadurch auch sein, dass meine Prioritäten für den Tag ziemlich nach hinten rutschen.

Moderation:
Technische Hilfsmittel, wie zum Beispiel Outlook oder Doodle - ein kostenloses Internet Tool, dass bei der Terminkoordination sehr hilfreich und zeitsparend sein kann - sind eine sehr gute Ergänzung, um den Arbeitsalltag strukturierter anzugehen und so mehr Zeit für sich selbst zu haben. Allerdings sind nicht alle Hilfsmittel technischen Ursprungs.

O-Ton Dieter Enzensberger:
Da wäre einmal, sich einmal im Jahr wirklich hinzusetzen und eine Jahresplanung zu machen. Für sich selber, aber auch im Job zu überlegen, was sind denn im kommenden Jahr die wirklich wichtigen Dinge, die ich zu erledigen habe. Die ich einfach hereinbringen muss. Da geht es um Innovationen, neuartige Sachen oder auch Dinge, die bisher nicht erledigt wurden. Ein kleines Hilfsmittel ist auch ein gemeinsamer Jour-Fix. Indem sich alle zusammensetzen. Die To-Do`s sind Listen mit Dingen für den Tag, also was steht denn heute an kurzfristigen Dingen an, die ich unbedingt erledigen muss. Und diese Listen mache ich mir schon am Vortag mit einer kleinen Tagesrückschau, einer Vorschau auf den nächsten Tag und setze entsprechend auch die Prioritäten. Das führt mich dann zum letzten Hilfsmittel, die man mitnehmen kann jenseits der Software. Das ist der so genannte Tiroler Zettel.  Die Magie dieses Zettels ist, dass darauf die drei wichtigsten Dinge die ich heute erledigen möchte, hinaufgeschrieben werden.

Moderation:
Doch Achtung! Wer alle diese Hilfsmittel kennt, sollte sie gezielt einsetzen. Denn:

O-Ton Dieter Enzensberger:
Worauf man verzichten sollte, ist, viele Hilfsmittel gleichzeitig zu verwenden. Also beispielsweise Software, Notizbücher, Tageskalender, Spiralblock und noch Post-It`s dazu. Das wäre wirklich einiges zuviel.

Moderation:
Selbstorganisation ist unumgänglich für ein erfolgreiches Zeitmanagement. Martina Freinberger verrät die drei wichtigsten Tipps für eine bessere Selbstorganisation.

O-Ton Martina Freinberger:
Schreiben Sie alle Aufgaben auf. Es ist wichtig das auf Papier zu bringen. Außerdem macht es den Kopf frei. Freiheit, um mich auf etwas anderes zu konzentrieren. Wichtig ist eine Struktur. Sowohl im Arbeitsalltag als auch im Privatleben brauche ich Struktur.

Wie beginne ich meinen Tag? Welche Rituale habe ich möglicherweise? Welche Dinge kann ich zu einem Standard machen? Die Planung meines Arbeitstages muss schon am Vortag stattfinden. In der Früh, wenn ich ins Büro komme, ist es zu spät. Auch im Privaten brauche ich Planung. Und denken Sie auch daran, dass eine mittel- und langfristige Planung notwendig und unumgänglich ist. Und ein ganz wesentlicher Punkt ist die Selbstdisziplin. Es hilft mir nicht daran zu denken, sondern tun sie es wirklich.

ACHTUNG: Die Transkripte werden direkt aus den Audio-Interviews übernommen und können daher grammatikalische Fehler enthalten!